Por Onófrio Notarnicola Filho

“As unidades de compras das organizações têm uma missão, muitas vezes, insana na busca de um modelo matemático: reunir o melhor produto, qualidade, medir o que agrega valor ao negócio da empresa e, finalmente, trabalhar com preços competitivos”.

“ O que não for iniciado nunca será concluído” – Johann Wolfang von Goethe

Uma organização terá sucesso em sua escolha, ou mesmo nos projetos de melhorias dos sistemas legados, se tiver o seu olhar voltado às necessidades de cada uma das áreas funcionais da organização. Independente da importância dada; desde o nível mais simples da sua estrutura até os níveis estratégicos (sem esquecer dos seus clientes e estruturas fora do contexto interno organizacional, como por exemplo,  órgãos reguladores, parceiros e demais interessados, além de envolvidos com os processos de negócios), as organizações são, na sua íntegra, verdadeiras coleções de processos empresariais.

Fig. 1 – Quais as demandas dos sistemas de informação das áreas da empresa?

As empresas olham somente para a frente, esquecendo do seu passado, principalmente dos sistemas de informação.

É importante o olhar visionário para frente (inovação), mas também é fundamental, o olhar para traz (retrovisor), analisando todo o passado, refletido nos históricos do legado da organização, onde se tem mensagens e informações relevantes dos sucessos e insucessos das decisões nos negócios. Uma boa parte das empresas do mercado, volta o olhar para o futuro, esquecendo-se de organizar a sua base de dados antigas, com o auxílio de sistemas que possam extrair e refletir estes dados com projeções futuras, para a construção de cenários e novas estratégias.

A ideia é a mesma, como no exemplo: quando nos deslocamos com o carro, os retrovisores foram incorporados nos automóveis por questões de segurança e visão 360º  para o condutor do veículo (figura 2). Independente do nível onde se tem a demanda pela informação, todo e qualquer profissional necessita de processos bem definidos para uma melhor gestão, além é claro da tomada de decisão. A adoção da TI pelos diversos níveis das organizações como: diretorias, gerentes, supervisores, auxiliares e mesmo os clientes e demais unidades que representam a cadeia de valor das organizações, terão maior ou menor percentuais em função das aderências dos sistemas com os processos internos, treinamento para o efetivo uso dos sistemas e, sem dúvida, a escolha acertada na compra do sistema de informação (figura 2) .Essa será a temática deste artigo: como e onde utilizar os sistemas na medida certa!

Sugestão de Metodologia para escolha e compra de sistemas (Souza, Cesar,2003).

O modelo a seguir (figura 2), trata-se de uma proposta alternativa das inúmeras que encontramos no mercado. Tem como premissa básica, traçar os passos determinantes para a escolha de um sistema que melhor se adapte ao projeto da organização, lembrando que a sua adoção não representará no total sucesso da aquisição.

O primeiro passo é: levantamento das necessidades do sistema quanto aos seus processos, definição dos itens que serão avaliados, definição do nível de detalhamento do projeto, concepção dos problemas e como serão atendidos pelo novo sistema, ou mesmo, de que forma se fará a sua substituição pelo novo sistema e, finalmente, o alinhamento das expectativas de todos os colaboradores, representados por profissionais das áreas envolvidas. A construção de uma equipe multidisciplinar bem dirigida, através de um comitê, é uma peça fundamental para o sucesso do projeto, além da metodologia e qualidade dos seus dados.

Os procedimentos iniciais da figura 2 deverão ocorrer com antecedência ao processo de seleção, que é

representado por cinco fases distintas. São elas:

Fig. 2 :Modelo alternativo para escolha e aquisição de sistemas
Fonte adaptado de Souza ( 2003).

Após a constituição do comitê, este deverá definir o grau de importância das atividades, nomeando os  responsáveis pelas áreas e/ou unidade de competência na organização (marketing, vendas, financeiro e etc), definindo os tópicos de como é realizado o processo e quais as melhorias esperadas, classificando, segundo o quadro da figura 3, quanto aos seus níveis de importâncias(Ni) e os prazos atuais e esperados (Np).

Fig. 3: Gia = Grau de importância das atividades das empresas

O processo de Seleção tem como pontos fundamentais:

(1) a adequação da funcionalidade do sistema (ERP, CRM e etc) às  necessidades sistêmicas da empresa.

(2) Trabalhar a usabilidade, que nada mais é do que definir com que facilidade se terá o melhor uso (adoção) da ferramenta tecnológica analisada para a sua aquisição, envolvendo as pessoas que deverão fazer o seu uso para melhor realizar as suas atividades diárias nas organizações.

(3) A tecnologia que estará sendo analisada na sua plenitude.

(4) Quais fornecedores farão parte do processo de escolha e finalmente as demais condições comerciais a serem avaliadas pelo comitê.

• Seleção Prévia: consiste na definição da quantidade de fornecedores e das premissas do perfil dos fornecedores, se a organização tem conhecimento e experiência para andar sozinha na escolha da tecnologia ou necessita dos trabalhos de consultoria e/ou especialistas.Utilizar alguns dos itens das planilhas de fornecedores que não aceitaram o convite. Muitas organizações se utilizam da metodologia chamada RFI – Request for Information, que ameniza os riscos quanto ao conhecimento detalhado da estabilidade econômica dos participantes, podendo traçar o Road Map[1] dos produtos e/ou soluções ofertadas
• Análise Funcional: envolve o material divulgado, através de manuais, folhetos e demais informações técnicas e funcionais do sistema ofertado nos sites das empresas ou demais documentos recebidos dos fornecedores. Somando ao tópico, poderão ser apresentados pelos fornecedores os artigos e/ou White papers com exemplos e estudos das suas aplicações com sucesso em todo o mundo, não somente no Brasil. Um outro conceito muito utilizado nesta fase é a as apresentações do sistema em regime de demonstração, ou também o modelo conhecido como POC- que nada mais é que: Prova de Conceito, do inglês Proof of Concept (PoC),é um termo utilizado para denominar um modelo prático que possa provar o conceito e funcionamento do sistema proposto pelo fornecedor , apresentando portanto, as principais funcionalidades do sistema aos olhos críticos do comitê, este processo é bastante conhecido em TI como prova de conceito, caracterizando” o ver para crer”.

[1] Road Map: termo técnico em Inglês que traduzido para o Português, e especificamente para o setor de informática, trata do planejamento e metas para o desenvolvimento futuro de um determinado produto, que poderá ser um Software ou mesmo Hardware.

3  – Refinamento da Análise e  4-Avaliação Tecnológica e de Mercado poderão andar juntas: nestas duas  fases…no processo que antecede as atividades de todo o processo de seleção , define-se através dos indicadores já previamente escolhidos, quais fornecedores estarão  habilitados com os sistemas (propostas) apresentados em função das suas aderências e anseios do comitê, neste momento, normalmente por melhores práticas de mercado…escolhe-se três fornecedores(short list), para seguirem para o passo final de seleção. Nesta fase é de suma importância a preocupação com as prováveis customizações, que na prática usual, não deverão ultrapassar em seus custos o percentual entre 30 e 35%. Este número é colhido por experiências de gestores de projetos de TI, que amargaram altos custos nos processos de renovação de contratos de manutenção de software e principalmente nas mudanças de versões pelos fornecedores, onde  a mudança do sistema para ser adaptado as novas realidades poderão representar em valores acima dos 35% de customizações já aplicadas na sua versão original. Outro detalhe importante desta fase é que um software e/ou qualquer sistema é genérico, quando tratamos de aquisições de pacotes de mercado, ele poderá ter portanto imperfeições que muitas vezes não são percebidas em outras referências de clientes apresentadas pelos fornecedores.

5- E, finalmente, a decisão da compra: poderá resultar em empate técnico entre duas ofertas de diferentes fornecedores, no caso a organização deverá solicitar novas baterias de testes e avaliações ou se a diferença for pequena nos valores em moeda, a decisão poderá ser pelo menor preço.

Se pesquisarmos, encontraremos uma infinidade de pareceres, métodos e outras maneiras de avaliações com uso de indicadores ou não, para a seleção e compra de tecnologias.

Mesmo com um modelo representado pela “dica”, apresentado neste artigo, para a seleção e escolha de um sistema de informação, não poderá faltar: uma grande dose da sensibilidade do executivo que tomará a decisão final, com base na cultura e modelo de negócio da organização em questão.

O mais importante? Muito bem: é ter-se um, que possa ser razoável e que atenda ao principal objetivo da organização, na velocidade das respostas e segurança para os investimentos e que agrege valor percebido pelo cliente.